Google Workspace está gratis: qué es, qué ofrece y cómo activarlo

google workspace

A finales de 2020, Google cambió el nombre de su suite de servicios y aplicaciones productivas. Lo que antes conocíamos como G Suite, ahora es oficialmente Google Workspace. Este paquete de servicios y apps de Google hasta hace poco solo estaba disponible para cuentas de pago de profesionales y empresas. Sin embargo, Google acaba de anunciar que Workspace ya está disponible para cualquier persona con una cuenta de Google de forma gratuita.

Ahora bien, ¿qué es exactamente Google Workspace? ¿Qué funciones gana tu cuenta de Google con la incorporación gratuita de Workspace? ¿Y los usuarios de pago de Google Workspace cómo quedan? Te respondemos todas estas preguntas a continuación.

¿Qué es Google Workspace y qué incluye?

google workspace interfaz en gmail

Google Workspace significa “Espacio de trabajo de Google” traducido al español. Y básicamente es eso: la unificación de todas las apps y servicios que Google ofrece para trabajar, estudiar o hacer tareas conjuntas. En lugar de saltar entre Gmail, Docs, Meet, etc., Google Workspace te permite usar todas estas soluciones de Google desde un solo espacio que tiene integradas las diferentes herramientas de cada app.

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Aunque Google Workspace ahora es gratis, mantiene su oferta de planes de pago que, entre otras cosas, te dan un correo electrónico personalizado, más espacio de almacenamiento en la nube y soporte técnico 24/7. Eso sí, todos los planes de Google Workspace (incluyendo el gratuito) te permiten usar las siguientes aplicaciones de Google de forma integrada:

  • Gmail
  • Calendario
  • Meet
  • Chat
  • Spaces (antes Rooms)
  • Drive
  • Documentos
  • Hojas de cálculo
  • Presentaciones
  • Formularios
  • Sites
  • Keep
  • Currents
  • Jamboard

¿Cómo activar Google Workspace gratis?

Para activar la experiencia Google Workspace en tu cuenta de Google gratuita, solo debes hacer esto:

  • Abre Gmail en tu PC.
  • Ve a Configuración (el icono de la rueda dentada).
  • Selecciona Ver toda la configuración.
  • Pincha en Chatear y reunirse.
  • En donde dice Chat, elige Google Chat y pulsa en Aceptar.
  • Finalmente, presiona en Guardar cambios.

¡Listo! De esa forma, la interfaz cambiará ligeramente para que el correo y las opciones chat y videollamadas convivan en un solo lugar.

¿Qué nuevas funciones puedes usar gracias a Google Workspace?

Además de una mejor integración entre las aplicaciones, Google Workspace añade a tu cuenta de Google gratuita la oportunidad de hacer lo siguiente:

  • Autocompletado inteligente de textos en el correo y en los documentos de Docs.
  • Mencionar usuarios con un “@” para añadirlos fácilmente a proyectos y mostrarles documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Posibilidad de usar Spaces (las salas mejoradas) que es un espacio de trabajo conjunto donde los usuarios pueden compartir documentos y chatear a la vez.
  • Los Spaces tendrán indicadores de presencia, estados personalizados, hilos, reacciones expresivas y una vista plegable para apartar el chat cuando se necesite concentrarse en el documento.
  • Videollamadas individuales o grupales de hasta 100 personas.
  • Adjuntar o presentar un documento en una videollamada de Meet con solo pulsar un botón.
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Como mencionamos antes, la verdadera ventaja de Workspace es que integra todas estas funciones de las apps de Google en un solo lugar para que puedas trabajar de forma más cómoda sin saltar entre diferentes interfaces.

¿Cómo quedan los usuarios de pago de Google Workspace?

google workspace de pago

Si bien Google dice que Workspace ahora es gratis para todos, lo cierto es que sus características más interesantes solo pueden usarlas los usuarios de pago. Hablamos específicamente de las siguientes:

  • Correo electrónico con dominio personalizado.
  • Videoconferencias de más de 100 participantes (desde el plan Business Standard en adelante).
  • Hasta 5 TB de almacenamiento en la nube (también hay un plan de almacenamiento ilimitado).
  • Controles de seguridad y administración mejorados.
  • Asistencia mejorada.

De momento, los planes de pago de Google Workspace solo pueden ser contratados por empresas o negocios. Aquí puedes ver los planes y precios de Google Workspace por si te interesa.

Google Workspace Individual será otra opción a considerar

google workspace individual

Para los profesionales, emprendedores y pequeños negocios, Google anunció que pronto lanzarán una versión de Google Workspace adaptada a sus necesidades. Se llamará Workspace Individual e incluirá todas las funciones que mencionamos antes, pero también las siguientes:

  • Servicios de reserva inteligentes.
  • Videollamadas profesionales.
  • Marketing personalizado por correo electrónico.
  • Soporte técnico de Google.

Esta nueva versión de Workspace está pensada para ayudar a los pequeños negocios a vender sus bienes y servicios de manera más efectiva. No se sabe cuánto valdrá ni cuándo será lanzada exactamente. Solo se sabe que llegará primero a Estados Unidos, Canadá, México, Brasil, Australia y Japón.

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En fin, esperamos que hayas entendido qué es Workspace, cómo funciona y lo que ofrece en sus distintos planes. Si te quedó alguna duda, puedes planteárnosla en los comentarios.